Opinion

“ WAJAH BURAM BIROKRASI KAMPUS"

         

            Sejak masa reformasi bergulir birokrasi selalu menjadi sorotan. Ungkapan mengenai reformasi birokrasi pun muncul. Tak hayal banyak penilaian yang datang dari berbagai pihak mengenai  kinerja birokrasi itu sendiri. Berbagai macam indikator digunakan. Salah satunya adalah dengan melihat bagaimana cara para penggerak motor birokrasi menjalankan tugasnya, yaitu memberikan pelayanan. Tak jarang selalu jawaban yang tak sedap yang kerap kali terdengar.

            Ruang lingkup birokrasi sangatlah luas. Urgensinya karena mendapatkan pelayanan yang baik adalah kebutuhan setiap orang, kapan saja, dan dimana saja. Salah satu contoh ruang lingkup birokrasi dalam taraf kecil ialah birokrasi kampus. Dimana,  tugas pokok dan fungsi (tupoksi) didalam menjalankan pelayanan guna mewujudkan pendidikan yang tepat adalah tupoksi yang dimiliki oleh birokrasi kampus.

             Lalu sudahkah banyak mahasiswa yang merasakan pelayanan baik di lingkungan kampus tercintanya? Saya rasa belum sepenuhnya. Masih banyak birokrasi kampus yang belum benar-benar memahami tupoksi yang dimiliki, sehingga belum secara maksimal memberikan pelayanan baik kepada mahasiswa. Walaupun demikian, sebenarnya masih tampak birokrasi kampus yang menjalankan tupoksinya dengan baik, namun tentunya dengan jumlah yang tak mendominasi.

Salah satu contoh kasus yang masih sering terjadi ialah ketika mahasiswa datang untuk menanyakan berbagai informasi kepada bagian kemahasiswaan, akademik, pusat komunikasi, dan badan-badan kampus penting lainnya, mahasiswa tak jarang di sambut dengan nada, bahasa, mimik wajah yang kurang bersahabat. Kasus seperti inilah yang menjadikan wajah birokrasi kampus jauh dari kata sempurna.

Kurangnya Pemahaman

            Jauh beberapa tahun yang lalu sebelum munculnya ungkapan reformasi birokrasi , Max Weber sebagai pencetus utama istilah birokrasi mengungkapkan beberapa konsep mengenai birokrasi ideal. Dimana secara keseluruhan Weber menyatakan, birokrasi mempunyai semangat melayani tanpa mengenai orang tertentu yang formalistis (spirit of formalistic impersonality) esensi dari konsep yang diungkapkan Weber ini ialah Birokrasi adalah tipe organisasi yang paling efisien (bureaucracy is the most efficient type of organization).

Birokrasi kampus hari ini sangat bertolak belakang dengan konsep birokrasi ideal yang diungkapkan oleh Weber. Stereotip terhadap birokrasi kampus oleh mahasiswa sudah sedemikian hebat akibat realitas kinerjanya. Birokrasi kampus seolah-olah begitu kurang dalam memahami tugas yang sedang ia jalani, sehingga keefisienan yang di maksud oleh weber terlihat jauh dari wajah birokrasi kampus sampai saat ini. Terlebih lagi semangat yang Weber maksud, hampir tak melekat di wajah birokrasi kampus.

            Pelayanan yang lama, bertele-tele, sambutan yang tidak bersahabat masih mewarnai wajah birokrasi kampus. Sampai usaha mengoper mahasiswa kesana sini yang sebenar-benar tujuan mahasiswa hanya ingin mendapatkan informasi, masih kerap kali terjadi. Sebenarnya tidak tahu, atau memang tidak mau tahu? Birokrasi kampus seakan tidak ingin di ganggu, kedatangan mahasiswa di anggap telah mengganggu rutinitasnya. Lalu jika memang merasa terganggu? Apakah sebenarnya tupoksi yang dimiliki? Saya kira jelas memberikan pelayanan yang baik kepada mahasiswa. Lalu mengapa manifestasi dari tupoksi yang dimiliki masih tampak jauh berbeda ?

Meluruskan Mind set

            Setiap masalah pasti ada akar permasalahannya, Jika kita telah paham betul bagaimana bentuk, situasi, dan  kondisi dari akar yang menjadi sumber masalah yang kita hadapi pasti dengan mudahnya kita dapat mengusahakan untuk menyelesaikan masalah tersebut. Kaitannya dengan permasalahan mengenai wajah birokrasi kampus sampai hari ini, kita harus terlebih dahulu mengetahui akar dari ternodanya citra wajah birokrasi kampus. Menurut hemat saya, akar dari permasalahan ini ialah  kurangnya pemahaman dari birokrasi kampus tentang tupoksi yang ia miliki, dan evaluasi yang minim dari pihak atas.

            Ketika sebuah organisasi pelayanan tidak betul-betul paham dengan tugas yang dimilikinya, secara langsung akan terlihat hasil dari pekerjaannya yang tidak akan bisa maksimal. Untuk itu harus ada upaya bagaimana para pelaku birokrasi kampus paham betul apa sebenarnya tugas yang sedang ia jalani. Dalam artian, melakukan upaya meluruskan mind set penggerak birokrasi kampus tentang tupoksi yang melekat pada dirinya. Ketika ini telah terwujud maka dengan mudahnya birokrasi kampus akan ‘berkerja dengan hati’, sehingga ungkapan weber mengenai spirit of formalistic impersonality tidak akan mustahil untuk terwujud.

Bentuk konkrit yang bisa dilakukan dalam usaha meluruskan mind set birokrasi kampus ialah dengan gencar melakukan kegiatan sosialisasi mengenai tupoksi yang dimiliki birokrasi kampus itu sendiri. Hal ini bertujuan agar birokrasi kampus semakin sadar akan tugas yang dimiliki, serta paham mengenai tata cara bahkan prilaku dalam praktik kinerjanya.

Setelah pertemuan rutin telah digencarkan, pihak kampus harus membuka rubrik khusus bagi mahasiswa untuk memberikan penilaian terhadap kinerja birokrasi. Hal ini bertujuan agar adanya indikator dalam melihat berhasil atau tidaknya upaya sosialisasi yang sebelumnya telah dilakukan. Ketika adanya kerja sama baik dari dalam yang berperan melakukan sosialisasi, dan dari pihak luar sebagai pemberi penilaian. Tidak mustahil birokrasi yang baik akan terwujud.

Selanjutnya, hal yang juga penting dalam mewujudkan birokrasi kampus yang baik adalah dengan mengadakan evaluasi secara rutin. Sebab, dengan melakukan evaluasi secara rutin kita akan tahu berbagai kekurangan kinerja birokrasi kampus dan bisa secepatnya mengubah bahkan menghilangkannya. Evaluasi ini bijaknya harus dilakukan oleh pimpinan kampus selaku pemegang kekuasaan tertinggi baik dalam me-menejemen sistem kerja bahkan membuat regulasi.

Dalam prosesnya, pimpinan kampus harus mengimbangkan antara reward and reprimand ( hadiah dan teguran ) bagi para penggerak birokrasi kampus yang sudah bekerja sesuai tupoksinya dan bagi mereka yang bekerja tidak sesuai tupoksi yang dimiliki. Pemberian Reward bertujuan agar mewujudkan persaingan dan memacu semangat penggerak birokrasi kampus untuk terus memperbaiki pelayanan, serta memberikan teguran agar birokrasi kampus kembali konsisten dalam menjalankan tupoksinya. Jadi dengan mengsinergikan antar sosialisasi, penilaian publik, evaluasi rutin, reward and reprimand, Birokrasi kampus yang baik secara keseluruhan pasti akan mudah terwujud.

******